Comment faire face à la profusion des dossiers administratifs ?


03 May

Au sein d’une administration, chaque département est appelé à contribuer à la bonne gestion de l’information. Cette responsabilité est encore plus importante au niveau du service des archives. 

En effet, tous les documents d’entreprise doivent être conservés et classés soigneusement. Une seule perte pourrait entraîner de lourdes conséquences administratives. Pour éviter cela, les astuces pour gérer (classer, ordonner et archiver) ses documents administratifs sont exposées dans cet article.  

Exemples de problèmes de mauvaise gestion de dossiers administratifs

Au sein d’une administration, la mauvaise gestion des documents peut entrainer de nombreuses situations indésirables. Il peut s’agir : 

  • De mauvaise gestion et conservation des archives ;

  • De surnombre de documents d’archives inutiles au sein des administrations ;

  • D’une disparition d’actes juridiques importants ;

  • De perte de preuve de paiement et de courriels ; 

  • Du non-respect de la durée de conservation et des obligations légales ;

  • Des absences de preuves juridiques en cas de litiges. 

La gestion des dossiers dans le temps

Pour assurer l’archivage des dossiers dans le temps, le secrétariat général d’une entreprise ou l’archiviste se base sur un processus de trois étapes principales. En premier, il est primordial de repérer soigneusement chaque type de document.

Ensuite, une fois ouvert, le dossier doit porter un numéro de référence en rapport avec le plan de classement des documents. Enfin, le gestionnaire est appelé à clôturer tous les dossiers en cours d’exécution. À cette étape, il faut mentionner la date de clôture du traitement des documents à chaque niveau, car les délais courent à partir de ce moment. 

Lorsqu’il s’agit de recourir à l’un de ces dossiers pour des raisons d’urgence, on parle de « réactivation ». Dans ce cas, la pièce concernée doit être retirée du carton qui permet d’archiver les documents. Toutefois, il faudrait prendre la précaution de mentionner toutes les réactualisations sur une fiche « fantôme ». 

La gestion des dossiers dans l’espace

Pour permettre un travail collaboratif et le partage des documents administratifs, il est nécessaire de procéder également à une bonne gestion dans l’espace. D’abord, lorsqu’il est question de faire parvenir une pièce administrative (document papier ou des documents électroniques) à un partenaire, il faut conserver une traçabilité et le lien avec sa source de classement initiale. Ce système de gestion des documents permet d’assurer l’archivage facile et le contrôle des droits d’accès

D’autre part, il est nécessaire de garantir la traçabilité des dossiers administratifs pour déterminer l’emplacement d’un fichier à un moment donné. À l’aide d’un bordereau, il est conseillé de mentionner le responsable chargé de chaque transfert de dossier au sein de l’entreprise dans des registres par exemple. Ceci, afin d’assurer la gestion efficace et de situer les responsabilités au moment opportun. Pour finir, il est possible que des personnes extérieures soient appelées à avoir accès aux documents administratifs. Dans ce cas, les services compétents doivent mettre en place un mécanisme de stockage de documents efficace en vue de mieux organiser l’accès. 

L’archivage et la suppression des dossiers administratifs

Il revient au département des archives d’organiser la suppression et la conservation des documents importants. Ainsi, il est nécessaire de faire preuve de discernement pour éviter de supprimer un dossier utile. 

Quand archiver un document administratif ? 

Tout document susceptible d’être utilisé dans les prochains jours doit faire preuve d’une stricte conservation. En ce qui concerne l’archivage des pièces administratives, il est conseillé de le faire chaque semaine afin de mieux les organiser. Chaque document doit être classé dans un dossier spécifique pour faciliter les recherches en cas de besoin. 

Quand supprimer un document administratif ?

Après la durée d’utilité administrative, il est conseillé de procéder à la suppression de certains documents administratifs. C’est le cas des fichiers lés à la gestion comptable, par exemple, qui sont appelés à être supprimés après une durée de conservation de 10 ans. Cette politique d’archivage permet de mieux gérer l’espace et éviter d’emmagasiner des dossiers inutiles. Toutefois, chaque dossier doit faire l’objet d’une analyse soignée avant d’être mis à la corbeille. 

Il faut souligner qu’il existe de nos jours de nombreuses solutions de gestion électronique de documents qui facilitent une bonne organisation administrative. Ces outils de gestion tiennent compte de tous les aspects d’une entreprise.

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